Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

Si vous dirigez un centre de formation ou que vous désirez en créer un dans les jours à venir, sachez que vous devez obtenir la certification Qualiopi en lieu et place de Datadock à partir de 2022. Le but de cette certification qualité est de confirmer la qualité et la justesse du processus appliqué par les organismes de formation.

Dès le début de l’année 2022, Qualiopi deviendra obligatoire pour toutes les structures désirant réaliser des actions de formation pouvant être subventionnées. En clair, si vous n’avez pas cette certification, vos apprenants ne pourront plus obtenir des aides financières pour suivre vos modules de cours à travers les OPCO (Ex OPCA) ou autres structures. En conséquence, si vous êtes un prestataire de formation, il est essentiel d’obtenir cette certification et de commencer à se préparer à partir de maintenant.

Obtenir la certification Qualiopi : l’accompagnement via le consulting

Avant de découvrir les étapes clés pour se faire certifier, sachez qu’à l’instar de Datadock, toutes les structures de formation devront passer cette certification, ce qui engendrera certainement des délais de traitement assez longs. Surtout que pour obtenir Qualiopi, un vrai audit de l’organisme doit être réalisé. De fait, avoir cette certification prendra plus de temps que l’adhésion à Datadock.

En vous y mettant dès maintenant et en faisant appel à un spécialiste comme SI Consulting, vous êtes certain d’obtenir votre certification dans les délais impartis. De plus, recourir aux services d’un organisme vous aider à passer chaque étape de Qualiopi avec brio grâce à un accompagnement spécialisé. Vous pourrez vous fier à ses avis clients, sa notoriété, ses qualifications, et bien sûr son expérience dans le domaine. À présent, découvrons les étapes clés pour la certification Qualiopi.

L’étude du référentiel et la vérification de la conformité de votre organisme

Pour information, le référentiel national qualité est le document officiel qui indique les 7 critères qualité indispensables à respecter pour obtenir Qualiopi. Ces conditions sont divisées en 32 indicateurs pour lesquels il faudra présenter avec précision vos process de formation.

Ensuite, vous devez vous assurer que votre organisme de formation respecte bien tous les indicateurs qualité. Gardez à l’esprit que certains critères ne concernent que des cas particuliers (critères spécifiques aux VAE, aux formations certifiantes ou aux CFA).

À ce niveau, il est vivement conseillé de rédiger un document dans lequel vous détaillerez toutes vos démarches pour chaque critère et mentionnerez les éléments de preuve tels que les pièces justificatives. Grâce à ce document, vous serez plus efficace lors d’un audit. De plus, si vous avez déjà fait Datadock, il est possible de réutiliser certains éléments en les adaptant.

Après cette étude, il faudra également sélectionner votre organisme certificateur parmi les quinze structures que vous pouvez contacter pour passer la certification Qualiopi.

Qualiopi : passer l’audit ou un pré-audit

Une fois que vous avez choisi votre organisme certificateur, prenez rendez-vous avec lui pour qu’il puisse auditer votre structure de formation. L’audit peut se faire dans vos bureaux ou dans ceux du certificateur. Certains organismes certificateurs peuvent vous proposer l’option pré-audit.

En général, le pré-audit se réalise via une conversation téléphonique. Il s’agit d’un type d’examen blanc où l’auditeur passe en revue toutes les conditions d’admissibilité à la certification Qualiopi et attire votre attention sur les non-conformités à corriger en attendant le vrai audit.

Nous vous conseillons de choisir cette option, car elle vous aide à adapter les choses en cas de besoin et gagner du temps lors du vrai audit.

Établir un plan en cas de non-conformité

Pour réaliser l’audit, le certificateur reprend chaque critère qualité et vous demande d’expliquer et de justifier votre démarche. C’est à ce stade que le document préparatoire vous aide à être plus efficace et à répondre convenablement. Il suffit de lire votre dossier avec les réponses déjà préparées.

L’opération peut durer entre un et plusieurs jours en fonction des cas. La durée de l’audit dépend de plusieurs critères : le chiffre d’affaires réalisé par votre centre de formation, le nombre d’actions concourant au développement des compétences et le nombre de sites de formation.

Pour chacun des critères, le certificateur peut également vous demander de lui fournir des pièces justificatives. Lorsqu’il remarque des non-conformités, il vous les mentionne. Il existe deux types de non-conformités pouvant être mentionnées par l’auditeur :

• les non-conformités majeures : une absence de prise en compte ou une prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation fournie par votre centre de formation,
• les non- conformités mineures : une prise en compte partielle de l’indicateur qualité qui ne remet pas en cause la qualité de la prestation.

Si vous désirez obtenir votre certification, il faudra fournir un plan afin d’apporter une correction à vos non-conformités. À ce stade, l’auditeur vous expliquera les éléments attendus dans le document à présenter.

La certification Qualiopi, quels délais ?

Une fois que vos non-conformités sont corrigées grâce au plan transmis au certificateur, il ne vous reste plus qu’à patienter et attendre sa réponse. Pour cela, il faudra compter un délai minimum d’un mois. Après l’obtention de votre certification, vous pourrez afficher le logo Qualiopi sur votre site web.

Certification Qualiopi : quels coûts ?

Le coût de votre certification dépendra de l’organisme sélectionné et de la situation de votre centre de formation. Pour obtenir le meilleur prix, il est préférable de demander plusieurs devis avant de prendre une décision.

Sachez que si vous avez déjà obtenu une certification ou une labellisation pour votre structure, l’audit est aménagé et simplifié, ce qui a pour effet de réduire le prix à payer pour obtenir Qualiopi. De plus, si vous bénéficiez d’un audit allégé, vous n’aurez plus à justifier tous les indicateurs de qualité.

Enfin, retenez qu’après avoir passé votre audit, vous devez renouveler la certification Qualiopi tous les 3 ans. En 14 et 22 mois après le premier audit, le certificateur effectue un audit de surveillance afin de s’assurer des corrections de toutes les anomalies relevées au cours de l’évaluation initiale.

Si les corrections n’ont pas été apportées, votre certification vous sera purement et simplement retirée. Ce qui n’est pas reluisant pour l’image de centre de formation. Enfin, l’audit de renouvellement devra être réalisé 3 ans après l’audit initial.